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"Courrier clair" - 3 questions à l'auteure

1/ Quelles sont les conséquences d’un courrier non clair ?

Un courrier peu ou pas clair coûtera cher. En efficacité, en temps, en argent, en image, en crédibilité et en fidélisation.

  • En efficacité : si l’action demandée n’est pas claire, elle ne sera pas faite.
  • En temps et en argent : si les consignes données dans un courrier ne sont pas claires, le destinataire ne répondra pas ; l’émetteur devra le relancer, ce qui lui prendra du temps, donc lui coûtera de l’argent (coût du temps de travail)
  • En image, crédibilité, fidélisation : un client ou un prospect qui reçoit un courrier peu clair peut douter du sérieux et du professionnalisme de l’entreprise émettrice du courrier. En outre, un courrier peu clair est irritant, car il exige du temps de déchiffrage. Cela peut décourager un client pour maintenir une relation commerciale avec l’entreprise émettrice du courrier.

 

2/ Quelles sont les erreurs les plus fréquentes que vous rencontrez dans les courriers ?

- Dans les courriers commerciaux :

Une erreur fréquente des courriers de prospection (e-mailing) et de commencer et de s’étendre en long et en large sur le « nous nous nous » : « nous sommes une entreprise de.. ; nous sommes leader sur le marché en… nous faisons… nous avons à cœur de… ».

Or, la personne qui intéresse le plus le lecteur, le destinataire, le potentiel client, c’est lui-même, ses besoins et des solutions à ses problèmes.

Les courriers commerciaux ont donc tout intérêt à commencer par une introduction qui s’adresse directement au client (par le « vous » et par une question, par exemple), lui parle de ses éventuels besoins, puis présente ses services comme une solution pour répondre à ses besoins.

- Dans les courriers administratifs :

Beaucoup de courriers administratifs sont des courriers tout faits, standards, créés il y a parfois bien longtemps, et ayant comme objectif de répondre de manière rapide à plusieurs types de demandes différentes.

Le destinataire est alors noyé d’informations inutiles, parmi lesquelles il ne trouve pas ou difficilement la réponse à sa question, son cas. C’est irritant pour le destinataire (conséquence : mauvaise image), cela l’oblige à prendre contact avec le service émetteur pour avoir une réponse précise à son cas (conséquence : perte de temps, donc d’argent).

Les services administratifs d’une entreprise ont donc intérêt à investir le temps minimum pour répondre de manière claire et personnalisée à leurs clients, de manière à satisfaire ce client et à gagner du temps, donc de l’argent.

3/ Trouvez-vous que les gens, en général, écrivent mal ?

Qu’est-ce que cela veut dire, écrire « mal » ?

Beaucoup de rédacteurs de courriers écrivent (presque) sans fautes de français. Mais trop de rédacteurs restent prisonniers d’un style administratif « à l’ancienne » : lourd, compliqué, rébarbatif. Parce qu’ils pensent que « c’est ainsi que l’on doit faire ».

Or, la langue appartient aux usagers, et pas aux anciens guides de correspondance administrative ;)

À nous, rédacteurs et rédactrices de courriers administratifs ou commerciaux, de nous approprier un style très clair, précis et actuel.

Nos lecteurs, destinataires, clients, prospects, fournisseurs, collaborateurs comprendront tout de suite correctement notre message. En outre, ils seront beaucoup plus motivés pour entretenir une relation commerciale avec nous. Car ils nous percevront comme des interlocuteurs aux idées claires et à la communication conviviale.

 

« Courrier clair », à travers les astuces proposées, les nombreux exemples et une méthode de rédaction rapide et sûre, aide concrètement le rédacteur à produire des lettres et e-mails, administratifs et commerciaux, qui seront efficaces auprès de leurs destinataires.

Anne Vervier

Mon, 19 Jun 2017

Publié parIsabella Fanara

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